U bent hier: Parochie / Bestuur en beleid / Communicatieplan
Laatst gewijzigd: 30-10-2011

Communicatieplan Sint Ursulaparochie

Inleiding

Sinds medio 2008 zijn veel veranderingen in de situatie van de parochies in Delft in gang gezet. Dé grote verandering is de vorming van de Sint-Ursulaparochie: een nieuwe parochie met vier geloofsgemeenschappen, vier kerkgebouwen en een jongerencentrum, ieder met een eigen cultuur en identiteit.

Dit heeft tot gevolg dat er in de organisatie het nodige is gewijzigd, met consequenties voor de onderlinge communicatie en communicatiemiddelen, zoals het parochieblad en de websites.

Wij willen als parochiebestuur in dit plan de lijnen aangeven waarlangs de communicatie zich in de komende periode het beste verder kan ontwikkelen. Dit geldt zowel voor de communicatie die de nieuwe organisatiestructuur gaat ondersteunen, als de ontwikkeling van de verschillende media.

Verder wordt in dit plan rekening gehouden met het feit dat niet alles tegelijk kan worden opgepakt, gezien de uitgangssituatie waarin de nieuwe parochie bij het vaststellen van dit plan nu zit.

Dit is een webversie van het Communicatieplan. De volledige versie is op te vragen bij het parochiebestuur.

Visie op communicatie

Dienstbaar aan het Evangelie

Als parochie moeten we er voor waken niet we teveel het bedrijfsmatige aspect van de organisatie van de parochie en van de communicatie, kijken. Het is belangrijk te beseffen dat ons werk en ook de communicatie daarover steeds dienstbaar moet zijn en blijven aan het uitdragen in woord en daad van de blijde boodschap van Verlossing en Bevrijding van onze Heer Jezus Christus: het Evangelie.

Ruimte voor bezinning

Bij de onderlinge mondelinge communicatie, zoals vergaderingen en bijeenkomsten, vinden wij het belangrijk dat er altijd ruimte is voor gebed, bezinning, een inspirerend woord. Hiermee wordt duidelijk dat we met elkaar kerk-zijn, hoeveel we ook onderling te regelen en te bepraten hebben om alles goed te laten verlopen.

Goede afspraken over taakverdeling

Voor een goede communicatie ter ondersteuning van de organisatie van de parochie is het belangrijk goed af te spreken wie welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft. Dit geldt voor elke groep en de mensen daarbinnen, ook waar het gaat om wie waarover vanuit de verschillende groepen communiceert naar anderen, en hoe.

Respect voor elkaars ‘manier van zijn’

Bij het samenwerken tussen de verschillende geloofsgemeenschappen wordt respect en ruimte gegeven aan de verschillende culturen en manieren van met elkaar omgaan, van manieren van met elkaar overleggen. Dit geldt ook voor verschillen in personen.

Open communicatie

Wij staan als uitgangspunt een open communicatie voor. Dit betekent echter niet dat alles openbaar moet zijn.

Aandacht voor positieve toon

Voor een prettige manier van samenwerking is aandacht voor een positieve toon in al het communicatieverkeer belangrijk.

Informele communicatie

De informele wijze van organiseren/communiceren kan alleen goed functioneren als de formele organisatie duidelijk vastligt. Dit betekent dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de verschillende groepen en functionarissen duidelijk moeten zijn. Het woord informeel zegt het al… Eindjes aan elkaar knopen, nieuwe ideeën uitwisselen bij de koffie is natuurlijk uitstekend, evenals even heen en weer mailen over allerlei onderwerpen. Maar houd in de gaten wie steeds verantwoordelijk is voor wat of wie.

Communicatie als ondersteuning van de organisatie

In de organisatie van de nieuw gevormde Sint-Ursulaparochie zijn zowel nieuwe als bestaande organisatie-elementen opgenomen. Voor de nieuwe, waaronder het nieuwe parochiebestuur, de locatieraden, de pastoraatsgroepen en de eerst aanspreekbare pastores, vraagt het veel inspanning, samenwerking en afstemming, en dus communicatie, om de nieuwe rol eigen te maken.

Daarnaast zijn er groepen en mensen die op kortere of langere termijn meer op elkaar betrokken gaan raken, zoals de vrijwilligerscoördinatoren van de vier locatieraden, de financiële specialisten, de gebouwenbeheerders, de secretariaten en (leden)administraties. Ook van de pastoraatgroepen wordt op termijn meer onderlinge samenwerking verwacht. Tevens is de verwachting dat steeds meer samenwerking tussen werkgroepen op parochieniveau tot stand gaat komen, met eventuele omvorming tot parochiële werkgroepen als gevolg.

Organisatiestructuur en communicatie

De communicatie zoals die in de nieuwe parochieorganisatie plaats gaat vinden volgt het organisatieschema, dat onderdeel is van het ‘Advies met betrekking tot de samenvoeging van drie parochies in Delft’ dd. oktober 2008. Voorts zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van parochiebestuur, pastoraal team, locatieraden en pastoraatsgroepen ook vastgelegd in onder andere:

  • Kader voor samenwerking in parochiebestuur en organisatie voor de Stadsparochie Sint Ursula te Delft
  • Kaderregeling voor het bestuur van een parochie (Kerkprovincie)
  • Kaderregeling voor pastoraatsgroepen (bisdom Rotterdam)

Ook aandacht nodig voor communicatie over veranderingen

De organisatie is dus nog in ontwikkeling. De communicatie ter ondersteuning van de organisatie dus ook. Daarnaast is aandacht nodig voor de communicatie tijdens en over de ontwikkelingen van de organisatie die op korte of langere termijn plaatsvindt. Hiervoor ligt een gedeelde verantwoordelijkheid bij het parochiebestuur en het pastoresteam. Zij hebben de ‘helikopterview’ over de parochie en kunnen bepalen welke informatie over ontwikkelingen voor welke doelgroep van belang is en wanneer.

Onderscheid communicatie in verschillende beleidsfases

Vanuit het parochiebestuur proberen we steeds een goed onderscheid te maken in het doel van de communicatie bij bijeenkomsten en bij de schriftelijke communicatie.
Gaat het bijvoorbeeld om:

  • ideeënuitwisseling om tot nieuw beleid te komen
  • informeren over door het parochiebestuur vastgesteld beleid
  • informatie nodig voor groepen en mensen om het beleid goed te kunnen uitvoeren of
  • evaluatie van bestaand beleid of bestaande gewoontes.

Zo’n onderscheid kan het voor betrokkenen duidelijk maken wat er op welk moment van hen wordt verwacht.

Gebruik beeldmerk/logo

In de schriftelijke communicatie moet onderscheid worden gemaakt tussen formele en informele communicatie. Voor formele communicatie wordt gebruik gemaakt van het officiële beeldmerk/logo.